Получение разрешений на использование заимствованных материалов

На любой материал (фрагменты текста, таблицы, рисунки, схемы, графика, фотографии и прочее), который автор заимствует из других работ, должно быть получено разрешение, которое автор должен приложить к рукописи, направляемой на рассмотрение в редакцию. Редакция, в свою очередь, должна приложить копии этих разрешений к рукописи статьи, направляемой издателю для публикации.

Авторы и редакторы должны руководствоваться следующими положениями:

1. Разрешения должны быть получены от правообладателя. Правообладатель – это лицо, обладающее исключительным правом на заимствованный материал. Чаще всего, это либо автор (наследник) заимствованных материалов, либо издатель, которому переданы исключительные права. Правообладатель обычно обозначается знаком копирайт ©, по которому его легко обнаружить, однако этот знак может и отсутствовать. Отсутствие знака копирайта не означает, что материал доступен для свободного использования. Правообладателем статей в журналах (и журнала в целом), как правило, является не автор, а издатель журнала, в котором опубликован материал, потому что в большинстве случаев автор передает исключительные права издателю. Если при публикации статьи в журнале права сохранены за автором (стоит знак копирайт), разрешение можно получить у автора, а если автор умер, то у его законных наследников.
   
   Применимое законодательство (страны, в которой действует автор, и стран, в которых действует издатель) предусматривает исключения, когда разрешения не нужны в силу закона. С этими случаями мы просим ознакомиться самостоятельно по мере необходимости. В случае спорных ситуаций вопрос может быть адресован издателю.
   
   Типичное исключение – это ситуация, когда заимствуемый материал используется в качестве цитирования или является частью статьи, опубликованной по открытой лицензии. В этом случае автору, использующему заимствованный материал, необходимо ознакомиться с условиями цитирования или открытой лицензии и убедиться, что материалы действительно могут быть им использованы без получения разрешений. Важно понимать, что наличие материалов в свободном доступе не гарантирует, что их можно использовать свободно, без разрешения правообладателя. Это, в первую очередь, касается материалов, размещенных в сети Интернет. В случае, если автору рукописи удается надежно установить, что заимствуемый им материал распространяется на условиях открытой лицензии, например, лицензий Creative Commons, то необходимо сделать скриншот экрана, так, чтобы была видна дата и указание на тип лицензии. Достаточно сделать снимок на телефон и сохранить файл в неизменном виде, приложив его к рукописи, направляемой в редакцию и далее – издателю. При возникновении сомнений редакции следует просить автора предоставить разрешение на такие заимствуемые материалы.
2. Разрешения на заимствование материала необходимо получить в письменном виде и хранить в целях подтверждения правомерности использования заимствованных материалов. Вместе с другими подтверждениями (см. выше) копии полученных разрешений должны быть в обязательном порядке приложены к рукописи и договору о предоставлении автором прав издателю журнала при направлении рукописи в редакцию журнала. Как правило, формы запросов на получение разрешений размещены на сайте издателя, опубликовавшего заимствуемый материал. Если такой формы нет, то запрос составляется в произвольной форме с указанием, что конкретно будет использовано, в каком объеме, кем и для каких целей с прямой ссылкой на автора и источник заимствования. Использовать можно только то, на что получено разрешение (за исключением случаев свободного использования), и тем способом, который указан в разрешении. Если статья планируется к опубликованию на нескольких языках, необходимо указать это в запросе. Если автор планирует переработать заимствованный материал, об этом следует прямо указать в запросе. Переработка (включая перевод) заимствованного материала без разрешения правообладателя также является нарушением исключительных прав и требует получения соответствующего разрешения.
3. Если у заимствованного материала (рисунка, таблицы, фотографии и пр.) есть подпись в оригинальной публикации, то такая подпись должна быть предоставлена в редакцию на оригинальном языке публикации, чтобы не было «двойного» перевода. Соответственно, во всех таких случаях подпись должна не переводиться заново, а даваться такой, какой она должна быть на английском или ином языке оригинала заимствованного материала. Цитирования оригинальных фрагментов текста в переводе на другие языки следует максимально избегать. Это постоянный источник ошибок.
4. Ссылки на авторов и источники заимствования необходимы во всех случаях использования заимствованных материалов (даже если речь идет о свободном использовании). К каждой подписи (см. п. 3) должна быть добавлена фраза:
   
   Adapted from <ссылка, желательно номер в списке + doi>. By courtesy of <правообладатель, который давал разрешение на воспроизведение>.
   
   Такие указания должны присутствовать для всех рисунков, фотографий, таблиц, прямых цитат и иных любых заимствованных материалов, которые есть в тексте. Если материал находится в открытом доступе, то должно быть указано:
   
   Adapted from <ссылка, желательно номер в списке + doi>. <условие распространение или тип лицензии>.
   
   Возможные условия распространения перечислены по ссылке.
5. В некоторых случаях правообладатель в своем разрешении указывает, как именно разрешено цитировать фрагмент работы. Это должно быть учтено как указано выше. Использование заимствованных материалов за пределами предоставленного разрешения является нарушением исключительных прав и влечет ответственность, предусмотренную соответствующим применимым законодательством.
6. После получения разрешения необходимо убедиться, что в разрешении конкретно указано, что именно (и как) разрешено использовать, т.е. если непонятно, о чем конкретно идет речь в разрешении, то считается, что разрешение не получено. В каждом разрешении должно четко быть указано на какой заимствуемый материал (рисунок/фрагмент и пр.) дается разрешение и откуда он заимствуется.
7. Для того чтобы разобраться с полученными разрешениями, редакция и издатель просят авторов составлять опись, в которой для каждого рисунка или другого заимствованного фрагмента будет указано:
   • описание фрагмента (например, Fig. 34);
   • источник (ссылка на список литературы);
   • правообладатель (автор, издатель, …);
   • источник, откуда известно, что право использования принадлежит правообладателю.
   Отсутствие вышеуказанных разрешений, оформленных надлежащим образом, делает публикацию статьи незаконной. Рукописи, содержащие заимствованные материалы, не должны рассматриваться редакциями по существу, если автором не предоставлены копии разрешений. Издатель не будет принимать такие рукописи к опубликованию.

Алгоритм работы автора при заимствовании материалов из других источников

1. Выяснить условия распространения работы, из которой заимствуется материал.
2. Найти законного правообладателя заимствуемого материала, либо доказательства их распространения по открытой лицензии.
3. Получить письменное разрешение от правообладателя заимствуемого материала, либо сделать скриншот экрана или фотографию, доказывающую правомерность использования материала по открытой лицензии.
4. Составить опись заимствованных материалов.
5. Направить в редакцию все разрешения и опись, приложив их к рукописи и авторскому договору. Рукописи без авторского договора и разрешений (при необходимости) к рассмотрению и опубликованию не принимаются.